După cum vă informam într-un articol anterior, la sediul Biroului Judeţean al Arhivelor Naţionale (B.J.A.N.) Giurgiu, în anul 2016, au fost înregistrate 434 de solicitări.
În ceea ce priveşte gradul de soluţionare al acestora, directorul instituţiei, Cristina Olteanu, ne-a precizat:
Luându-le în calcul şi pe cele înregistrate la finele anului 2015 şi soluţionate la începutul anului următor, în 2016 au fost rezolvate în total 441 de cereri. Din totalul celor soluţionate, 269 au fost pozitive în sensul că actele solicitate au fost identificate petenţii fiind înştiinţaţi asupra acestui aspect. În anul 2016 au fost eliberate la cererea persoanelor fizice şi/sau juridice nu mai puţin de 418 acte.
În cazul a 125 de cereri, instituţia noastră a formulat negaţii fie din cauza faptului că B.J.A.N. Giurgiu nu deţine actele solicitate, fie pentru că, în urma cercetării documentelor deţinute, acestea nu au fost identificate. În general, în situaţia în care actele solicitate nu se află în păstrarea instituţiei noastre şi deţinem sau, în documentarea întreprinsă, obţinem informaţii privind potenţialul deţinător al acestora, odată cu răspunsul negativ, comunicăm petentului şi datele de contact ale unităţii creatoare şi/sau deţinătoare de documente căreia îi recomandăm să se adreseze. Indiferent că răspunsurile au fost pozitive sau negative, pentru documentarea acestora au fost cercetate nu mai puţin de 3526 de dosare sau registre, ne-a mai precizat Cristina Olteanu.
Domnia sa a mai menţionat că un număr de 21 de cereri au fost redirecţionate, spre competentă soluţionare, altor instituţii.
De asemenea, pentru că nu de puţine ori se întâmplă ca petenţii să transmită cereri prin poştă sau e-mail fără să furnizeze toate datele de identificare ale solicitantului, în cazul a 26 de solicitări au fost formulate note de relaţii, prin care B.J.A.N. Giurgiu a solicitat completarea cererilor fie cu date şi informaţii suplimentare, fie cu înscrisuri a mai precizat directorul Arhivelor.
Cristina Olteanu ne-a vorbit totodată şi despre gradul de complexitate al cererilor depuse de cetăţeni la instituţia pe care o coordonează: Nicio solicitare nu este simplă sau, dacă la prima vedere pare simplă, constaţi pe parcursul soluţionării ei că ”ascunde”/”ridică” şi alte probleme. Complexitatea este dată de faptul că obiectul se confundă în mare măsură cu scopul solicitării. Nu de puţine ori petenţii solicită ”îndrumări” sau ”soluţii” în raporturile pe care le au cu alte instituţii ce sunt implicate în soluţionarea problemelor lor. Adresându-se instituţiei noastre, ne implicăm oarecum indirect atât în rezolvarea problemelor cetăţeneşti, cât şi în îndeplinirea atribuţiilor altor autorităţi şi instituţii publice. Ne găsim de multe ori în faţa unor cereri al căror obiect îl poate constitui, spre exemplu, eliberarea de copii de pe acte care să facă dovada proprietăţii, documente din care să reiasă descrierea din punct de vedere arhitectural al unui imobil, istoric de arteră, istoric de număr poştal, istoric de rol fiscal, etc. – în general documente care să facă dovada a ceva, lucru deloc uşor atunci când nici petentul nu cunoaşte niciun fel de alte date.
În opinia noastră, ceea ce ne diferenţiază de alte instituţii publice în relaţia cu cetăţeanul, este faptul că ascultăm povestea celui ce ne solicită sprijinul. Dacă am refuza să ascultăm, dacă am limita relaţia de comunicare cu cetăţeanul beneficiar direct al serviciilor noastre la un dialog sec şi rece, cu siguranţă numărul cererilor soluţionate favorabil ar fi considerabil redus. De multe ori, documentele identificate la solicitarea cetăţenilor sunt piese lipsă dintr-un ”puzzle”, iar noi nu facem decât să-l completăm, satisfacţia fiind pe măsură atunci când reuşim, a conchis directorul B.J.A.N. Giurgiu, Cristina Olteanu.
- NICOLAU
